Toimiston taistelu: Sähköposti vs. keskustelu

Viimeisen 20 vuoden ajan sähköposti on ollut menestystapa yrityksille kommunikoida sisäisesti, ja muutama vakava kilpailija haastaa sen.

Mutta ... uudenlainen viestintävälineet, yrityskeskustelu-sovellus, uhkaavat sähköpostin hallitsevuutta.

Bloggaajat ja lehdistö ovat kirjoittaneet muistokirjeitä sulautetusta sähköpostiviestistä jo yli kymmenen vuoden ajan, mutta näyttää siltä, ​​että sähköpostin kuoleman ilmoitukset ovat liioiteltuja. Joten mikä tekee näistä uusista kilpailijoista, kuten Slackista ja Facebook Workplaceista, vakavan uhan sähköpostille?

Onko sähköpostin hallitus lopulta päättymässä?

Luonnollisesti ainoa tapa saada selville todella on verrata sähköpostia päästä päähän -keskusteluihin yrityskeskustelualustoihin. Entä mikä olisi parempi tapa verrata niitä kuin antamalla heille heittää se pois Street Fighter -tyylistä.

Joten ilman enempää - anna taistelun alkaa.

Pelaajan valinta

Liikekeskustelukategoria on melko täynnä, ja useat eri sovellukset tarjoavat monipuolisia ominaisuuksia. Erojen kompensoimiseksi tämä ottelu vie sähköpostin chat-sovelluksia vastaan ​​koko kategoriana, ei vain yhtenä tuotteena.

Ensinnäkin, suoritetaan näiden kahden raskaan painon ennakkotilastot.

Sähköposti on selvästi tehokkain kahdesta, sillä arviolta 2,7 miljardia käyttäjää on maailmanlaajuisesti.

Jopa vain sisäisen viestinnän kannalta, sähköposti on edelleen kaukana tärkeimmistä työkaluista yrityksille. ReportLinkerin tutkimuksen mukaan puolet yhdysvaltalaisista työntekijöistä käyttää sähköpostia ensisijaisena työkalunaan sisäisesti. Vain 8% käytti yrityskeskustelusovelluksia.

Se saattaa tehdä siitä epätasaisen ottelun, mutta chat-sovelluksissa on nuoria heidän puolellaan. Suurin pelaaja Slack lanseerattiin vuonna 2013, kun taas sähköposti on ollut tunnettavassa muodossa 1970-luvun puolivälistä lähtien.

Mistä chat-sovelluksista puuttuu kypsyysaste, ne korvaavat ketteryyden hyödyntäen modernia tekniikkaa. Sitä vastoin viimeksi sähköpostiprotokollastandardissa tapahtui muutos vuonna 2012.

Kierros 1: Nopeus vs. strategia

Jos olet koskaan pelannut Street Fighteria, tiedät, että pelaajien kouluja on kaksi. Jotkut keskittyvät oikean painikkeen painamiseen oikeaan aikaan vetämään mahtavia komboja.

Sitten on niitä, jotka massoivat painikkeita toivoen, että nopeus voittaa heille pelin.

Tietyllä tavalla se on vähän kuin miten chat ja sähköposti eroavat toisistaan.

Chat-sovellukset ovat pikaviestejä ja viestejä lennossa. Sinun odotetaan vastaavan viesteihin heti, kun saat ne. Se tarkoittaa, että keskustelut käyvät nopeammin, ja päätät päätöksiin nopeammin.

Ja nykypäivän nopeatempoisessa yritysympäristössä ketteryys ja nopea päätöksenteko voivat olla ero voittamisen ja häviämisen välillä.

Toisaalta sähköpostin käyttäjillä on paljon anteeksiantava ikkuna vastaamiseen sisällä. Kukaan ei odota sinun pysyvän liitettynä sähköpostitileihisi vastaanottaaksesi sähköposteja tai vastaamaan sähköposteihin. Jos vastaat myöhässä sähköpostiin, oletetaan yleensä, että et ole työpöydälläsi tai et yksinkertaisesti ole käytettävissä.

Se voi tarkoittaa, että keskustelujen ratkaiseminen vie jonkin verran kauemmin, mutta antaa sinulle mahdollisuuden lopettaa tehtävä ennen kuin siirrytään uuteen viestiin. Voit nyt omistaa täyden huomion uuteen viestiin ja antaa harkittuja vastauksia.

Katsotaanpa ensimmäisen kierroksen tuloskorttia:

Ensimmäisen kierroksen jälkeen näyttää siltä, ​​että chat-sovelluksilla on melkein johtokyky, mutta niiden häiritsevä luonne tarkoittaa, että sähköpostiosoite on erittäin ohut. Eteenpäin kierrokselle 2 ...

Kierros 2: Älä koskaan menetä rataa

Jos olet koskaan käyttänyt sähköpostia sisäiseen viestintään, olet todennäköisesti unohtanut vastata kollegallesi vähintään kerran. Olet ehkä tuntenut syyllisyyttä siitä, mutta olen täällä kertoakseni, että se ei ole sinun syytäsi.

Ei! Itse asiassa kollegasi sähköpostilla ei ole koskaan ollut mahdollisuutta. Hetki sen jälkeen, kun se osui sähköpostilaatikkoosi, se oli haudattu myyntipisteille, asiakaspyynnöille ja roskapostille.

Tarvittaessa sähköpostiasiakkaat ovat rakentaneet monimutkaisia ​​suodatusominaisuuksia, joten jos sinulla on pari viikkoa aikaa, voit optimoida postilaatikkosi etkä koskaan unohda toisen kollegan sähköpostia. Se on, kunnes sinun on päivitettävä suodatin.

Jos se ei kuulosta hauskalta (se ei minulle), ehkä chat-sovellus on sinulle. Koska käytät sitä vain sisäiseen viestintään, sinun ei tarvitse murehtia Angelaa siitä, että kirjanpidon viesti on haudattu uutiskirjeiden alle.

Mutta chat-sovellukset eivät ole vielä aivan voittaneet tätä kierrosta. Heillä on akilles kantapää; ne voivat aiheuttaa sekaannusta, koska ne kannustavat epävirallisempaan ja vähemmän jäsenneltyyn viestinnän muotoon. Ryhmäkeskusteluissa yhdistyvät kaikki ryhmän keskustelut vain muutamiin säikeisiin. Nämä säikeet liikkuvat nopeasti, vaihtaen usein eri keskustelujen välillä.

Sanotun seuraaminen on kovaa työtä!

Yhteistyö joukkuetovereidesi kanssa ei saisi olla haaste. Sinun ei pitäisi tarvita tasapainottaa seitsemää meneillään olevaa keskustelua pelkäämättä jäämistä.

Mikä on tulos toisen kierroksen jälkeen?

On tärkeää pystyä seuraamaan sanottua, ainakin tältä osin sähköpostitse, jos se on keksitty. Haluatko jatkaa keskustelua? Vain osuma vastaus. Napsauta muussa tapauksessa kirjoita.

3. kierros: Yksinkertainen vai voimakas?

Jokaisella Street Fighterin hahmolla on kompromisseja, ja sen päätöksen tekemisessä, joka hahmo pelataan, on seurauksia, jotka voivat vaikuttaa siihen, kuinka pelaat ja voitatko voittoa.

Mielestäni on aika toiselle analogialle.

Sähköposti on kuin Street Fighter -hahmo, jolla on tehokkaat yhdistelmäliikkeet, mutta vain, jos onnistut muistamaan monimutkaisen painikkeiden jakson. Chat-sovellukset ovat kuin hahmo yhdellä potkulla: helppo muistaa, mutta ei aivan yhtä tehokkaasti.

Ne eivät ehkä näytä kovin paljon, mutta yksinkertainen kyky lisätä tai poistaa ihmisiä sähköpostiketjuun puolivälissä on erittäin hyödyllistä. Tätä ei voi tehdä useimmissa chat-sovelluksissa.

Se on ominaisuus, joka todella kuvastaa sitä, miten teemme yhteistyötä tehtävissä, koska ihmisiä kutsutaan tarvittaessa auttamaan. Mutta kuten monien sähköpostin hyödyllisten ominaisuuksien kanssa, niitä ei olekaan helppo käyttää.

Chat-sovellukset poistavat tämän monimutkaisuuden kokonaan poistamalla mahdollisuuden kokonaan. Lopettamattomien ryhmäketjujen luottaminen tarkoittaa sitä, että annat jollekin pääsyn koko viestilokiin tai aloitat uuden ryhmän juuri tätä keskustelua varten.

Joten miten menemme kolmannen ja viimeisen kierroksen jälkeen?

Vaikka sähköposti mahdollistaa monimutkaisuuden, sen määrittäminen voi olla vaikeampaa, ja on todennäköistä, että et hyödynnä sitä parhaalla mahdollisella tavalla. Chat-sovelluksista, vaikka ne ovatkin yksinkertaisempia, voi puuttua mukavista toiminnoista, jotka ovat saatavana sähköpostitse, mutta niiden käyttö on helpompaa. Tässä mielessä se on paljon siitä, mitä tarvitset työkalulta.

Ja voittaja on…:

Ei ole voittajaa. Se on tasapeli.

Ja se ei myöskään tee kaikista voittajaa.

Yhteenvetona voidaan todeta, että sekä sähköposti- että chat-sovelluksissa on positiivisia ja kielteisiä vaikutuksia, mutta kumpaakaan niistä ei voida kruunata ihanteelliseksi viestintävälineeksi.

Sähköposti on ehkä vanha ja liian juuttunut tiensä tapaan, josta puuttuu innovaatioita ja protokollapäivityksiä.

Chat-sovellukset ovat uusia ja innovatiivisia, mutta silti liian yksinkertaisia ​​yritysviestinnän työkalujen edellyttämään monimutkaisuuteen. Tämä käy erityisen selvästi ilmi puutteesta ryhmäketjuissa, kun keskustelut voivat poistua aiheesta, ja voi olla helppo menettää seuraaminen sanotusta.

Samalla, vaikka sähköposti mahdollistaa monimutkaisemmat toiminnot, on epätodennäköistä, että käytät sitä parhaalla mahdollisella tavalla.

Joten mitä tämä tarkoittaa palata takaisin alkuperäiseen kysymykseemme, "Onko se peli sähköpostiin?" nähnyt.